Basit sohbetleri etkili iletişim araçlarına dönüştürme
Basit Sohbetler Nasıl Etkili Bir İletişim Aracı Olarak Kullanılır?
İletişim genellikle basit bir “Nasılsın?” sorusu ile başlar, ancak ne yazık ki basit sohbetlerin- hatta havadan sudan konuşmaların genelinin- bel kemiğini oluşturan bu tek kelimelik sorunun sağlıklı bir iletişim kurmada tek başına yeterli olduğu söylenemez.
Çünkü aslında soruyu soran tarafın cevabı öğrenmek gibi bir derdi yoktur ya da “Nasılsın?” sorusunun muhatabı olan kişi çoğu zaman bu soruya gerçek bir yanıt vermekte zorlanmaktadır. Anlayacağınız “Nasılsın” sorusunun gerçek cevabını öyle ayaküstü sohbetlerden alabilmeniz pek de mümkün değildir. Gayri ihtiyari “İyiyim” denilse dahi böylesi bir cevap perde arkasındaki gerçekleri saklamanın, bir başka deyişle konuyu geçiştirmenin ötesine geçemez. Sonuç olarak kendinizi kaybedilen bir fırsatın ardından sızlanırken ya da sıfır iletişimin yaşandığı anlamsız bir takas içinde bulursunuz.
Harvard Üniversitesince yapılan araştırmalara göre basit sohbetlerden en yüksek verimi alabilmek için yapmanız gereken asıl şey karşınızdaki kişiye tamamlayıcı sorular sormaktır. Araştırmacılar yaptıkları bir dizi deney kapsamında 300’den fazla çevrim içi sohbeti analiz etmiş ve karşısındaki kişiyle tamamlayıcı sorular yoluyla iletişim kuranların (yani “Nasılsınız?” veya “Nasıl gidiyor?” kategorisinde olmayan sorular) muhataplarınca sevilme ihtimallerinin çok daha yüksek ve kurulan iletişimin çok daha anlamlı olduğu gerçeklerine ulaşmışlardır. Ayrıca, “Soru cevap yoluyla iletişim kurmaları gerektiği konusunda talimat alan katılımcıların dinleme, anlama, onaylama ve dikkati kapsayan kişiler arası iletişim yeteneklerinin yani cevap verebilirliklerinin bir hayli gelişmiş olduğu” görülmüştür.
Peki, kendinizi konuşmaktan aciz, hatta “tutuk” bir insan modeli olmaktan çıkarıp anlamlı konuşmalara imza atan, karizmatik ve ilginç bir konuşmacı haline nasıl getireceksiniz? Bu sorunun cevabı konuşmanızı başlatan ilk sorunun ne olacağına bağlı olarak değişecektir. Sonrasında ise işi tamamlayıcı sorulara bırakın gitsin! Sohbetin adeta bir su gibi akıp gittiğini siz de hissedeceksiniz.
Yazımızda basit sohbetleri dahi anlamlı bir diyaloga çevirmenizi sağlayacak yedi yönteme yer vereceğiz.
Gelin basit sohbetleri nasıl etkili bir iletişim aracına dönüştürebileceğimize hep birlikte bakalım.
1-Karşı tarafla gerçek bir bağ kurabilmek adına “Ö.B.K”. kuralından yararlanın.
En son ne zaman basit sohbetlerle başlamayan bir toplantıya katıldınız? Hiç mi? Bu son derece normaldir, çünkü iletişimi başlatmanın en doğal yolu süreci bu tarz hafif muhabbetlerle başlatmaktır. O halde göreviniz şu 3 kriterle uyum içinde bir sohbet başlatmak olmalıdır:
Ö- Özgünlük
B- Bağlantı
K- Konu(Karşı tarafa kim olduğunuza dair bir fikir vermelidir).
Bu kriterleri taşıyan sorulara şu örnekler verilebilir:
“Bugünkü modunuz nasıl?”
“Bu hafta gerçekleşmesini dört gözle beklediğiniz ne var?”
“Bana bir ünlüyü hatırlatıyorsunuz, ama kim olduğunu bir türlü bulamadım”-veya bir akrabamı-
2-“Saatlik güncellemelerin” bir adım ötesine geçin.
İletişim kurma denemelerinin ilkinde çuvallayan çoğu insan “B planı” olarak trafik, spor, hava durumu vb. saat başı güncellemeye tabii içeriklerden yararlanma yoluna gider:”Bugün de hava pek güzel, değil mi?”
İster inanın ister inanmayın ama bu son derece berbat bir buz kırma yöntemidir. Bu tarz konuların sizin özel ilgi alanınıza giriyor olması ya da iş arkadaşlarınız veya yöneticilerinizin de sizinle aynı tutkuyu paylaşması gibi birkaç istisnai durum olsa da işin aslı maalesef budur. Bu nedenle iletişim kurma girişiminizde klişe konuların ötesine geçerek sizin için fazlasıyla önem arz eden bireysel deneyimlerinize yönelmelisiniz.
3.Anı yakalayın ve çevrenizi iyi gözlemleyin.
Ağzınızı açmadan önce gözlerinizi dört açın. Çevrenizi inceleyin ve üzerine konuşabileceğiniz bir nesne bulun-duvardaki bir sanat eseri, masa üzerindeki ilginç bir araç, aile resmi, bir yarış arabası kaskı, çeşitli ülkelerden toplanmış paralar vb. Etkili bir iletişim için küçük bir sohbetin kapılarını aralayacak ve konuşmanızı tamamlayıcı sorulara yönlendirip ilerletecek bir başlangıç noktası bulmalısınız.
Diyelim ki büyük ve ikonik bir şirketin emekli olmak üzere olan CEO’suyla konuşuyorsunuz ve ofisinde bulunan bir dizi boş kutuyu fark ettiniz. “İşinizden ayrılmak sizin için bir hayli zor olmalı, değil mi?” tarzında bir soruyla konuşmaya başlayabilirsiniz. Böylesi bir soru ikiniz arasında çok daha derin ve duygusal bir paylaşımın yaşanmasını sağlayacaktır. Bu kutuları hiç fark etmediğinizi düşünsenize… Konuşmanız “Nasılsınız?”dan öteye gidebilir miydi?
4.Hayatınıza ilişkin gelişmeleri paylaşın(Gerçek olayları).
Hayatınıza ilişkin taze gelişmeleri iş arkadaşlarınızla da paylaşmaktan çekinmeyin: “Hafta sonu bir evcil hayvan sahiplendim” veya “6 yaşındaki çocuğum dün ilk kez bisiklet sürdü!” İster inanın ister inanmayın ama insanların çoğu etrafındakilere ilişkin pek çok şeyi bilmek ister, özellikle de aynı şirkette çalışıyorlarsa.
Örneğin, herhangi bir şirkette yeni olup ekip liderliği görevini üstlenmişseniz, ilk toplantınıza her bir üyeden yakın zamanda yaşadıkları ilginç bir olayı anlatmalarını isteyerek başlayın. Bu anlık paylaşım sayesinde çalışanlarınızın birbirine karşı çok daha kişisel ve samimi bir bağ kurmalarına izin vermiş oldunuz.
Unutmayın, amaç gerçek olmaktır, samimi davranacağım diye bir şeyler uydurmaya çalışmak değil. Aksi halde deneyiminizin çok az olduğu hatta hiç olmadığı bir konuya ilişkin tamamlayıcı sorulara cevap verememe riskiniz doğacaktır.
5.Konuşma anında atak davranmaya özen gösterin.
İster karşılıklı konuşun isterseniz de bir konferans görüşmesi yapıyor olun fark etmez. Konuşma anında atak davranmalısınız.
Yeterince aceleci davranamaz ve beklerseniz, şu iki durumla karşılaşmanız muhtemeldir:
1.Bir başkası yapmak istediğiniz yorumu sizden önce yapar.
2.Tamamlayıcı sorular sorma fırsatını da size oranla çok daha konuşkan olan meslektaşlarınıza kaptırır ve konuşmaya katılma şansını tümden kaçırırsınız.
6.Tavrınızın da en az söylemleriniz kadar konuşması gerektiğini aklınızdan çıkarmayın.
Neye ilişkin ne kadar süre konuşursanız konuşun; ses tonunuz, yüz ifadeniz veya göz temasınız kelimelerinizden çok daha büyük bir etki yaratacaktır.
Karşılıklı konuşma esnasında konuştuğunuz kişi ile göz teması kurmaya özen gösterin; masaya veya duvara değil karşınızdaki kişiye odaklanın. Telefonla konuşurken ise gülümseyin – bu daha sıcak bir ses tonu ile konuşmanızı sağlayacaktır. Unutmayın sadece söylediğiniz şeyler değil, bunları ne şekilde söylediğiniz de diğer insanlarla iletişiminizi etkiler.
7.Sohbet akışını değiştirin.
Başlattığınız küçük sohbeti bir sonraki aşamaya taşıyacağınız yer tam da burasıdır.
Konuşma akıcılık kazandığında tamamlayıcı sorular sormak düşündüğünüzden çok daha kolay olacaktır. Söz konusu olan iletişimse ilk adımı atan yöneticileriniz dahi olabilir:Patronunuzun “Hadi bana ……. konusunda olan biteni anlat.” gibi bir cümle ile heyecanla kapınızı tıklattığını düşünsenize! Hoş olmaz mıydı? Yapacağınız bu basit sohbetler sayesinde karşınızdaki kim olursa olsun bağ kurabilir sonrasında ise sohbetin akışını değiştirerek konuşmayı bilginizi, katılımcı tavrınızı ve kendinize olan güveninizi sergileyebileceğiniz çok daha anlamlı bir tartışmaya çevirebilirsiniz.
Son Söz
İçe dönük kimseler için havadan sudan konuşmaya çalışmak son derece acı verici bir deneyim olabilir. Ancak, toplantı başlamadan önce ya da patronunuzla asansörün içinde olduğunuz o kritik anlarda sessizliği seçersiniz görünmez olma riskini de göze aldınız demektir.
İlk olarak kendinize haksızlık etmemeyi öğrenmekle işe başlayın.Neredeyse herkes başkalarından, özellikle de onlardan daha üst konumda olan insanlardan çekinir. Hayallerinizin şirketinin kurucusu ile yapacağınız bir iş görüşmesinin sizi ne denli büyük bir dehşete düşürebileceğine dair fikriniz var mı! Fena halde paniklemiş olsanız dahi derin bir nefes alıp konuşmaya başlardınız, değil mi?
Otoriteye boyun eğmeniz son derece doğaldır. Ancak şu gerçeği unutmamakta da fayda vardır:Neyseniz o olmalısınız. Hem hiç kimse sizden bir oyuncu edasına bürünüp uzun bir monologa başlamanızı beklemiyor. Sizden beklenen tek şey basit sohbetleri dahi anlamlı bir diyaloga dönüştürme çabasında olup bu çabayı diğer insanlara da gösterebilmenizdir.Böylelikle etkili bir iletişim için ilk adımı atmış olursunuz.